top of page
  • Yazarın fotoğrafıGökhan Akköse

PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI OLMASI GEREKENLER

Personel Özlük Dosyası, bir işletmenin bünyesinde yer alan her çalışan için gerekli bilgilerin ayrı ayrı tutulması gereken çalışan kayıt dosyasıdır.

4857 Sayılı İş Kanunun 75. maddesinde yer alan “İşletme her çalıştırdığı personel için bir özlük dosyası düzenler.” maddesi ile işletmeler her bir çalışanı için ayrı ayrı tüm bilgilerinin bulunduğu bir nevi veri bankası olan bu dosyayı düzenler. İşletme, çalışan kayıt dosyalarını incelenmek istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

Personel Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler Nelerdir ?

Personel özlük dosyaları sadece işe girişte alınan belgelerden ibaret olmayıp, personelin çalıştığı süre boyunca kullandığı izinler, aldığı raporlar, resmi evraklar, uyarı ya da disiplin cezaları gibi personelin işiyle alakalı her değişikliğin kayıt altına alındığı dosyalardır. Bu sebeple özlük dosyasının işe girişte oluşturulup, eksiksiz ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesi gerekmektedir.İşletmelerin personel özlük dosyalarında bulundurması gereken belgeler ve bulundurulmasında faydalı belgeler her işletmenin iş koşullarına göre değişebilmektedir. Aşağıda sizler için bunları sıraladık.

Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:

  • Özgeçmişi ve varsa referans mektupları,

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi,

  • Nüfus kayıt örneği,

  • İkametgâh Belgesi,

  • Diploma fotokopisi,

  • Sağlık raporu,

  • Kan grubu kartı veya fotokopisi,

  • Adli sicil kaydı,

  • Vesikalık resim,

  • Aile durumunu bildirir belge,

  • Askerlik durumunu gösteren belge,

  • İş sözleşmesi ve hizmet sözleşmesi,

  • SGK işe giriş bildirgesi,

  • Zorunlu BES kesinti, ara verme ve ayrılma dilekçeleri

Personel Özlük Dosyalarında Saklanmasında Fayda Olan Belgeler:

  • İşe başvuru formu,

  • İş teklif formu,

  • Varsa evlilik cüzdanı fotokopisi,

  • Varsa Referans mektupları,

  • Özgeçmişler,

  • Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri,

  • Daha önceki işyerinden alınmış çıkış Bordrosu ile çalışma belgesi,

  • Ay için bir önceki işyerinde asgari geçim indiriminden faydalandığını gösteren belge,

Personel Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:

  • Personel engelli var ise raporun fotokopisi ya da aslı,

  • Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığından alınmış indirim yazısı,

  • Eski hükümlü, terör mağduru veya engelli personelin İŞKUR müracaat kayıt evrakı,

  • Personelin 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi,

  • Yabancı personeller için çalışma izin belgesi,

İşin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:

  • Personelin fazla mesai için onay verdiğini gösteren imzalı belge,

  • Genel tatillerde çalışılması için personelin onay yazısı,

  • Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet tutanağı,

  • İşin niteliğine uygun muayene raporları,

  • Devamlı kontrol gerektiren işler için sağlık raporları,

  • Araç kullanacak personel için araç özelliklerine göre uygun ehliyet fotokopisi,

  • İşletme vardiyalı çalışma var ise haftalık çalışma saatlerini gösteren çizelge,

İşe Devam Eden Personeller İçin Özlük Dosyalarına Her Yıl Düzenli Olarak Eklenmesi Gereken Belgeler:

  • Yıllık, ücretsiz ve mazeret izni belgeleri,

  • Doğum sebebiyle alınan çalışamaz, emzirme vs. gibi izin dilekçeleri,

  • Personel hakkında; olay tespit formları, savunma talep yazısı, personelin savunması, personele verilen uyarıları tutanakları ve hakkında yapılan tüm resmi yazışmalar,

  • İstirahat ve iş görmezlik raporları,

  • İmzalı ücret bordrolar,

  • Ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler,

  • Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,

  • Personellerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gereken tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri,

  • İş kazası tutanağı,

  • Personel işletmenin başka bir şubesinde görevlendirilecekse rızasını gösteren belge,

İşten Ayrılışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler:

  • SGK işten ayrılış bildirgesi,

  • İbraname,

  • Çalışma, hizmet belgesi,

  • Fesih bildirimi,

  • İstifa dilekçesi,

  • Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları,

  • Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler,

İşveren özlük dosyalarında kayıt altına aldığı bilgi ve belge kayıtlarının doğru ve gerçekçi bilgiler olması gerekmektedir. Yanlış ve hatalı bilgilerde iççiyi yeni işe alan işverenin zarar görmesi koşuluyla işçinin zarar görmesi yada herhangi bir durumda cezai müeyyide ile karşılaşması halinde işçi eski işvereninden tazminat talep edebilir.

5 – Delil Niteliği

İşçi özlük dosyasında bulunan bütün belgeler delil niteliğindedir. İşçi özlük dosyasında bulunan bilgi, belge ve kayıtlar hem işveren hem de işçi lehine kullanılabilecek evraklar olduğu için taraflar arasındaki itilafta her iki taraf için de delil niteliğindedirler

.İŞÇİNİN ÖZLÜK DOSYASI HAKLARIErişim Hakkı

İşçi özlük dosyasını talep edip edememesi konusunda kanunda net bir ifade yoktur. Ancak işçinin özlük dosyasına itiraz, düzeltme talep yada erişim hakkı vardır. Bu durumda işverenin işçiyi aydınlatma yükümlülüğünün bulunması çerçevesinde işçinin özlük dosyasına erişimi ve diğer talepleri konusunda hakkı vardır. Ücret pusulası, sözleşme, işten ayrılış bildirgesi yada bordro gibi evrakları işveren işçiye örnek vermek zorundadır.

Hukuki Olarak Sorumluluk

İşverenin işçinin gizli kalması gereken bilgilerini sır saklama sorumluluğuna aykırı olarak hareket etmesi halinde hukuki sorumluluğu doğar. Bu durumda işçinin kişilik haklarının ihlali söz konusudur ve işçinin işverene maddi ve manevi tazminat davası açma hakkı oluşur. Ayrıca yapılan ihlalin tekrar edilmemesi için bu yönde tedbir de talep edebilir.

Yaptırım Konusu

İşverenin özlük dosyasında ihlal sayılacak durumlar 3 ana başlıkta toplanılır. Bunlar; idari para cezası, ceza hukuku yaptırımı ve hukuki sorumluluktur.İşverenin özlük dosyası konusunda yaptırıma konu olabilecek ihlalleri;Özlük dosyasının düzenlenmemesiÖzlük dosyasının yetkili memur ve mercilere gösterilmemesiGizlilik ve açıklamama yükümlüğüne aykırı davranılmasıÖzlük dosyasının hukuka aykırı ve izinsiz kullanılmasıÖzlük dosyalarına hukuka aykırı ve gerçek dışı bilgi kaydedilmesiBu konularda yaptırım uygulanmasının amacı işçinin kişisel verilerinin korunması ve işlerin mevzuata uygun yürümesidir.

İdari Para Cezası Yaptırımı

Özlük dosyası düzenlenmemesi halinde yada belge ve evrakların yetkili memur ve mercilere gösterilmemesi açısından inceleyelim.Özlük dosyasının düzenlenmemesi durumunda işveren veya vekiline idari para cezası verilir. 4857 İş Kanununun 75. Maddesinde belirtilmiştir. İşveren özlük dosyası düzenlemediği takdirde her işçi için ayrı ayrı ceza uygulanır. Özlük dosyası eksik belgelerle düzenlenmesi halinde netice itibariyle özlük dosyası düzenlendiğinden idari para cezası uygulanmaz. Ancak kanunca düzenlenmesi zorunlu olan evrakların eksik olması yada düzenlenmemesi halinde idari para cezası uygulanır. Mesela ücret hesap pusulası düzenlenmesi zorunlu olduğundan bu evrağın özlük dosyasında bulunmaması cezayı gerektirebilir. Ancak var olan bir evrağın açıklamama konusunda kanunda herhangi bir ceza söz konusu değildir.4857 İş kanunu 107. Maddesinde İş müfettişlerinin bu Kanundan veya diğer kanunlardan doğan her çeşit teftiş, denetleme yetki ve görevleri gereğince görevlerinin yerine getirilmesi sırasında, görevlerini yapma ve sonuçlandırmaya engel olan kimselere, fiil suç oluşturmadığı takdirde, idarî para cezası verilir.” olarak düzenlenmiştir. Yetkili memur ve mercilere gösterilmeyen veya gizlenen belgeler konusunda fiili suç oluşmamışsa işverene/işçiye cezai işlem yapılır. İdari para cezası her yıl yeniden değerlenir. Müfettişlerin istediği evrak ve belgeleri 15 gün içinde sunmayan işverenlere yine asgari ücretin 3 katından 12 katına kadar para cezası uygulanır.Vergi müfettişlerinin özlük dosyasını inceleme yetkileri olmadığından bu belgeleri işveren istenildiği takdirde sunma yükümlülüğünde değildir. Ancak işçiye ait vergilerin ödenip ödenmediğini sorgulama yetkisi olduğundan bu konularda belge ve kayıt isteyebilir. Bu belgelerde zaten özlük dosyasında bulunmaz.

Ceza Hukuku Yaptırımı

İşveren, özlük dosyasında bulunan işçinin özel hayatına dair bilgilerini işçinin imzalı izni olmaksızın dosyasına koyamaz ve gizli tutmak zorundadır. Aksi halinde TCK 134/2. Maddesinde belirtildiği gibi 1 yıldan 3 yıla kadar hapis cezası uygulanabilir. Yine işçinin işiyle alâkalı olmayıp dini, kişisel bilgileri, siyasi düşüncesi, ırkı yada cinsel yaşamı gibi bilgileri izinsiz ve gizli olarak özlük dosyasında bulundurmak yada 3. şahsa açıklamak yine TCK 135. Maddede belirtildiği gibi 6 aydan 3 yıla kadar hapis cezası verilebilir. Hukuka aykırı olarak başkasına verilen bilgiler de TCK 136. maddeye göre 1 yıldan 4 yıla kadar hapis cezası alınabileceğini belirtmiştir.İşveren ile işçi arasında bulunan iş ilişkisi bu durumlarda ağırlaştırıcı sebep olarak sayılır ve cezalar % 50 oranında artırılır. Bu da TCK 137. maddede belirtilmiştir.

1 görüntüleme0 yorum

Son Yazılar

Hepsini Gör

Yatırım Teşvik Belgesi KDV Muafiyeti Uygulaması

Yatırım Teşvik Belgesi Kapsamında Makine ve Teçhizat Teslimlerinde İstisna (*) 3065 sayılı Kanunun (13/d) maddesinde Yatırım Teşvik Belgesi sahibi mükelleflere belge kapsamındaki makine ve teçhizat te

2024 MUHASEBE HADLERİ

2024 yılı Demirbaş ve Amortisman Sınırı 6.900 TL olarak açıklandı, amortisman sınırı KDV Hariç tutarlar dikkate alınarak uygulanmaktadır.2024 Yılı Fatura Kesme ve Düzenleme Sınırı 6.900 TL olarak açık

2024 Yılı Vergi Dilimleri

Vergi Dilimleri çalışanların yıl içerisinde elde ettikleri toplam gelir vergisine tabi esas ücretlerin gelir vergisi oranını belirleyen tarifelerdir. Gelir vergisi dilimlerine ilişkin tüm bilgileri ve

Comments


bottom of page